El proceso administrativo: de la estructura a la acción

En el mundo de la administración existen distintos enfoques para entender cómo se organiza, ejecuta y controla el trabajo dentro de una organización.
Autores clásicos como Koontz, O’Donnell, Chiavenato y Agustín Reyes Ponce, y más actuales como Stephen Robbins, Harold Koontz (en sus ediciones revisadas), Henry Mintzberg o Richard Daft, han desarrollado modelos que, aunque diferentes en enfoque, coinciden en la necesidad de procesos claros para dirigir equipos y alcanzar objetivos.

A pesar de la transformación digital, los entornos ágiles y las metodologías emergentes, el proceso administrativo tradicional sigue formando parte esencial de la formación en carreras administrativas.
En universidades de América Latina, Europa y Estados Unidos, aún se enseña como la base para comprender cómo opera una organización, y cómo se planea, ejecuta y controla el trabajo colectivo.

Para este blog, tomaremos como base el enfoque de Agustín Reyes Ponce, uno de los teóricos más influyentes en el ámbito hispano, quien divide el proceso administrativo en dos grandes fases: una estática y otra dinámica.

Lejos de ser un esquema rígido, este modelo ofrece un marco útil para líderes que necesitan ordenar esfuerzos, tomar decisiones con intención y ejecutar con claridad.

¿Qué es el proceso administrativo?

El proceso administrativo es el conjunto de etapas lógicas y secuenciales mediante las cuales se administra cualquier organización.

Reyes Ponce lo divide en dos grandes fases:

Fase estática: estructura y previsión

Esta parte define qué se quiere lograr y cómo se organizarán los recursos.
Se compone de tres elementos:

1. Previsión
   Analizar el entorno, anticipar escenarios y definir objetivos alcanzables.
   ¿Tu equipo tiene claridad sobre hacia dónde va?
   ¿Se consideran tendencias externas o solo se repite lo de siempre?
2. Planeación
   Establecer metas, políticas, procedimientos y estrategias.
   ¿Tienes objetivos definidos para el trimestre?
   ¿Cada persona sabe cuál es su aporte al resultado general?
3. Organización
   Definir estructuras, roles, funciones y líneas de autoridad.
   ¿Los puestos están bien definidos?
   ¿Existen ambigüedades que generen duplicidad o vacío de responsabilidades?

Esta fase responde a preguntas como:
¿A dónde vamos? ¿Con qué contamos? ¿Quién hace qué?

Fase dinámica: ejecución y control

Aquí el plan cobra vida.
Esta fase se enfoca en cómo se movilizan personas y recursos para lograr lo que se planeó. Incluye:

1. Integración
   Seleccionar y asignar al personal adecuado, asegurando que cuente con lo necesario.
   ¿Tienes un sistema de atracción de talento?
   ¿Cuentas con descripciones de puesto actualizadas?
   ¿Hoy tu equipo tiene las herramientas necesarias?
   ¿Hay brechas de competencias frente a las exigencias del rol?
2. Dirección
   Guiar, motivar, comunicar y tomar decisiones en la operación diaria.
   ¿Tu equipo recibe retroalimentación frecuente?
   ¿La comunicación es clara y oportuna?
   ¿Cómo mantienes motivadas a las personas más allá de lo económico?
3. Control
   Medir, comparar y corregir para asegurar que los resultados se alineen con lo planeado.
   ¿Mides los avances con indicadores claros o solo con intuición?
   ¿Tienes una rutina para evaluar resultados y ajustar?
   ¿Corriges a tiempo o apagas incendios constantemente?

Esta fase responde a preguntas como:
¿Estamos avanzando? ¿Hay desviaciones? ¿Qué debemos ajustar?

¿Por qué sigue siendo útil este modelo?

Aunque surgió en un contexto industrial y jerárquico, el modelo de Reyes Ponce mantiene vigencia porque:

• Ofrece estructura en la incertidumbre.
  Aporta orden en entornos donde muchas veces se actúa sin claridad.
• Permite separar lo urgente de lo importante.
  Planea antes de actuar. Evalúa antes de corregir.
• Fomenta responsabilidad colectiva.
  Cada etapa implica decisiones, ejecución y evaluación que pueden compartirse y revisarse.
• Es aplicable a todo tipo de organización.
  Desde una empresa global hasta un emprendimiento local o una ONG.

¿Cómo puedes aplicar el proceso administrativo en tu equipo?

Aquí algunas acciones para traducir este modelo a tu realidad:

• Revisa si tu equipo tiene claridad de objetivos. Sin eso, todo lo demás se dispersa.
• Evalúa si los roles y funciones están bien definidos. Ambigüedad genera conflicto.
• Integra con intención. ¿El equipo tiene las habilidades y herramientas adecuadas?
• Establece rutinas de dirección. Comunicación clara, espacios de feedback, liderazgo activo.
• Implementa controles realistas. No es vigilar, es saber si se está avanzando y cómo ajustar.

Administrar no es solo planear o delegar.
Es un proceso cíclico, consciente y flexible que permite a los equipos avanzar con dirección y adaptarse con criterio.

Reyes Ponce propuso este modelo hace décadas. Pero en medio de tanta agilidad mal entendida, volver a lo básico no es retroceder… es reforzar.

Porque si no sabes qué estás haciendo, por qué lo haces y cómo vas a medirlo…
difícilmente podrás hacerlo bien.

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